Intranet American Academy in Rome

Come creare sinergia e maggiore efficienza attraverso una Intranet Istituzionale

L'American Academy in Rome (AAR), si occupa di fornire borse di studio ad artisti e studiosi americani così come di organizzare eventi culturali e seminari nella bellissima cornice del Gianicolo. 
L'Accademia si sviluppa in diversi edifici storici, ospita decine di borsisti oltre al numeroso staff interno, che va dall'amministrazione, alle squadre di manutenzione, dalla cucina e bar interno, alla gestione dei soggiorni degli ospiti.

Area già curava da qualche anno la parte Information e Tecnology dell'Accademia, in un rapporto di consolidata fiducia professionale. La richiesta che è giunta al nostro reparto Web è stata quella di fornire uno strumento capace di velocizzare i processi interni, di creare un sistema per la community dei residenti in grado di facilitare lo scambio di informazioni ed idee, così come di ottimizzare la comunicazione e le richieste tra borsiti e staff. 

Janet: la soluzione su misura

Attraverso incontri con lo staff di Roma e della sede centrale di New York, abbiamo raccolto le esigenze specifiche del cliente, elaborando insieme il progetto e la timeline per questa Intranet. Ah, si chiama Janet!
La sfida avvincente è stata quella di riuscire ad offrire un prodotto veloce, intuitivo ed efficace e dai contenuti costi di gestione.

Le principali funzionalità

•  Gestione e prenotazione dei pasti
•  Bulletin Board
•  Anagrafiche avanzate
•  Gestione Finance
•  Prenotazione eventi
•  Organizzazione del Maintenance
•  Richiesta di assistenza
•  Calendario presenze

Gestione e prenotazione pasti, collegamento al Kitchen report ed al Finance

La gestione dei pasti, coinvolge sia il settore Kitchen che il settore Finance dell'AAR. L'utente attraverso una sezione completamente progettata ad hoc può controllare le tipologie di menu della settimana aggiornate direttamente dallo Chef; può quindi prenotare per sè e per gli eventuali familiari collegati alla propria anagrafica in base a listini codificati, in pochi click. Queste attività generano dei report per la cucina, in modo da avere aggiornamenti in tempo reale sulle quantità di pasti da preparare ed evitare sprechi. Il singolo utente hanno inoltre una visione immediata del proprio Balance.

Software Caffetteria

Area ha sviluppato anche un software su misura per la Caffetteria interna dell'AAR. Installato su un desktop Touchscreen collegato alla cassa, permette agli operatori del bar di emettere scontrino oppure di addebitare direttamente sul Balance dell'utente AAR le consumazioni.
Il software dialoga in tempo reale con la sezione Finance di Janet, per la gestione dei listini e delle transazioni interne.

Se stai pensando che ti servirebbe un software per la gestione del bar, contattaci compilando il form qui sotto!

Service request e Maintenance

La sezione Maintenance permette di gestire con rapidità ogni richiesta di assistenza IT o Housekeeping che arriva da parte dei borsisti o del personale staff.
Tramite Janet si possono inviare segnalazioni su guasti, malfunzionamenti o personali richieste per il soggiorno negli edifici dell'AAR. In tempo reale l'amministratore gestisce i ticket assegnandoli ad una squadra di manutentori e ne segue il percorso fino alla risoluzione del problema. L'amministratore può inoltre stabilire routine di controllo, commentare e annotare il lavoro in corso e gestire il magazzino. Anche questa sezione dell'Intranet dialoga in tempo reale con il reparto Finance.

Post-Scriptum

Il progetto è stato così apprezzato dal cliente, che su sua segnalazione abbiamo ricevuto da parte della American School of Classical Studies at Athens la richiesta di crearne una versione adattata. A volte la migliore pubblicità avviene con il passaparola! ;)